In unserer Praxis haben wir uns bereits seit der Gründung im Jahr 1998 intensiv mit der Organisation der Praxisabläufe nach qualitätsorientierten Gesichtspunkten beschäftigt und zielgerichtet auf ein zukunftsweisendes Qualitätsmanagementsystem hingearbeitet. Durch die stufenweise Weiterentwicklung und Einführung eines Qualitätsmanagementsystems versprachen wir uns eine Hilfe, relevante Vorgänge in einer Zahnarztpraxis zu definieren, zu strukturieren, zu verbessern und zu dokumentieren und damit die Grundlage für einen reibungslosen Praxisablauf, für die Vermeidung potentieller Fehler, für die Verbesserung der Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit sowie für die Sicherung des wirtschaftlichen Praxisertrages zu schaffen.

Nach langer Vorbereitung und vielen hundert zusätzlichen Arbeitsstunden, die neben der Praxistätigkeit investiert wurden, hat unsere Praxis nach dem Motto „Qualität verbessert unsere Ergebnisse“ seit Dezember 2005 ein Qualitätsmanagementsystem etabliert, das den höchsten Normvorschriften entspricht. Sämtliche Abläufe in der Praxis werden danach im QM-Handbuch dokumentiert. Das gesamte Praxispersonal orientiert sich nach den strengen Vorgaben der Norm und garantiert somit einen stets gleichbleibend hohen Standard in der Betreuung und Versorgung unserer Patienten. Beinhaltet sind auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften des Infektionsschutzes, der allgemeinen Hygiene, der Arbeitssicherheit und deren Umsetzung. Sterilisationsvorgänge des gesamten Instrumentariums werden dokumentiert und sind noch nach Jahren nachvollziehbar. Enge Patientenkommunikation, Teambesprechungen und Lieferantenbewertungen garantieren einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, an dem das gesamte Praxisteam beteiligt ist.

Ein klarer Weg zur Qualität

Seit der Einführung des QM-Systems können wir von den Vorteilen einer ständig optimierten Praxisstruktur profitieren. Der Maßstab für die Qualität unserer Leistungen wird durch den aktuellen Stand von Wissenschaft und Technik sowie in erheblichem Maße von unseren Patienten bestimmt. Ihr Urteil über die erhaltene Leistung sowie über das Auftreten des gesamten Praxisteams und der Praxisabläufe ist für uns wichtig.

Denn wenn die organisatorischen Abläufe in der Praxis durch das Qualitätsmanagement verbessert werden und dadurch mehr Zeit für die Patienten zur Verfügung steht, sorgt das natürlich auch für eine entspannte Behandlungsatmosphäre ohne Zeitdruck, was wiederum Voraussetzung für eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung ist. Dies führt letztlich zu einer größeren Zufriedenheit bei allen Beteiligten.

Sämtliche Prozesse und Arbeitsabläufe befinden sich im kontinuierliche Zyklus von Zieldefinition, Maßnahmenplanung und Umsetzung, Messung und Analyse und Korrekturmaßnahmen. Ein "Internes Vorschlagswesen" ermöglicht allen Mitarbeitern die aktive Mitgestaltung an der Weiterentwicklung der Praxis. Patientenanregungen werden systematisch weitergeleitet und bearbeitet und fließen in die strategischen Planungen des Managements ein. Innovationen aus Kongressteilnahmen und externen Fortbildungen werden praxisintern vorgestellt, auf ihr Verbesserungspotential geprüft und in das Praxis-Know-How eingepflegt.

Basis für die Dokumentation des Qualitätsmanagements ist unsere Praxismanagementsoftware, die sich individuell den Anforderungen der Praxis anpassen lässt und die täglichen Arbeitsabläufe exakt wiedergibt: Auf entsprechenden elektronischen Karteikarten werden Patientendaten abgelegt, Termine vergeben, Befunde aufgenommen, Behandlungen geplant, Heil- und Kostenpläne sowie Rechnungen erstellt. Damit ist die Behandlung eines Patienten von der Erstuntersuchung bis zur Rechnungsstellung lückenlos nachvollziehbar. Eine automatische Dokumentenablage, ein Management-Informations-System für das praxisinterne Controlling sowie eine Verwaltung von Adressen, Geräten, Instrumenten und Materialien komplettiert die Dokumentation. Durch die Dokumentation von zu überwachenden wiederkehrenden qualitätsrelevanten Maßnahmen (z.B. vorgeschriebene regelmäßige Wartung der Geräte, regelmäßige Belehrung der Mitarbeiter gem. Röntgenverordnung etc.) welche von der Software zum entsprechenden Zeitpunkt automatisch gemeldet werden, ist der Verwaltungsaufwand für das Praxisteam erheblich reduziert.

Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001

Eine vom Deutschen Akkreditierungsrat (DAR) zugelassene Zertifizierungstelle hat nach einer eingehenden Überprüfung am 13.12.2005 für dieses Managementsystem die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 ausgesprochen. Ziel war dabei nicht allein das strikte Einhalten technischer Normen, sondern die Gestaltung der Praxisabläufe im Sinne von größtmöglicher Sicherheit, Transparenz und Qualität für die Patienten. Wir erreichten dabei in allen Prüfbereichen Bestnoten. „Für die Erstzertifizierung ein hervorragendes Ergebnis“, so die Prüfer. Nach dem Überwachungsaudit am 05.02.2009 erhielt die Praxis sogar das Zertifikat nach der neuen, strengeren Norm DIN EN ISO 9001:2008. Unsere Praxis zählt damit auf dem Sektor Qualitätsmanagement zu den Vorreitern für Dienstleistung im Gesundheitswesen.

Eigentlich für die Industrie entwickelt, legt die ISO 9001 Norm Standards für ein Qualitätsmanagement fest, wodurch bisher vor allem Großbetriebe und zunehmend Mittelständler aus der Industrie sicherstellen konnten, dass ihre Produkte die festgelegten Qualitätsanforderungen erfüllten. Diese Standards lassen sich mittlerweile auch auf ärztliche Praxen anwenden.

Die Einführung und Aufrechterhaltung eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems ist mit großem organisatorischem Aufwand und hohen Kosten verbunden, da sich die Praxen von einer unabhängigen, externen Stelle regelmäßig prüfen lassen und jedes Jahr einen Qualitätsbericht abgeben und sich neu zertifizieren lassen müssen.

Zahnärztlicher Qualitätszirkel Hannover

Seit der Gründung im Jahr 2005 ist Dr. Hillje Mitglied im zahnärztlichen Qualitätszirkel Hannover. 6- 8 mal pro Jahr treffen sich die 16 Zahnärztinnen und Zahnärzte aus dem Großraum Hannover zum fachlichen Ausstausch und diskutieren Behandlungsplanungen, Röntgenbilder, komplizierte oder ungewöhnliche Situationen in einem sehr offenen und ehrlichen Austausch.